LAVORO

Consigli per organizzare e ottimizzare le riunioni in azienda

Le riunioni aziendali sono un momento chiave della vita organizzativa in azienda, in quanto costituiscono un’occasione per mettersi a confronto ed elaborare possibili sintesi volte al miglioramento dei processi aziendali.

I vantaggi che può portare un meeting ben strutturato sono notevoli: una riunione focalizzata, il più possibile breve e dinamica, genera soddisfazione e gratificazione nei partecipanti, aumentando la possibilità di ottenere soluzioni creative.

Purtroppo, però, se non ben organizzate, le riunioni possono anche comportare una perdita di tempo e dare adito a polemiche e conflitti. Per questo è importantissimo progettarle al meglio, per ottimizzare i tempi e avere risultati migliori in termini di produttività.

Come organizzare una riunione

Per ottimizzare le riunioni aziendali è innanzitutto necessario valutare se siano veramente utili, in quanto spesso vengono fissate periodicamente ma non sempre sono indispensabili. Se non ci sono argomenti urgenti da affrontare, è molto più professionale posticipare l’incontro piuttosto che perdere tempo.

Prima di cominciare, è bene definire alcuni punti:

  • Quando svolgere la riunione

Occorre valutare in quale momento della settimana e della giornata programmare la riunione, considerando le variabili in grado di influire sulla produttività e la puntualità dei partecipanti.

  • Definire un ordine del giorno

L’ODG aiuta a ottimizzare le riunioni di lavoro, permettendo ai partecipanti di arrivare al meeting con un’idea precisa degli argomenti che verranno trattati e magari con qualche proposta creativa. È meglio includere pochi argomenti su cui concentrarsi, da trattare in modo esauriente.

  • Scegliere Partecipanti

È di fondamentale importanza decidere in anticipo chi dovrà prendere parte alla riunione. Le riunioni aziendali con pochi partecipanti sono più efficaci, mentre più il numero sale e più aumentano le probabilità di perdere il controllo. Per questo motivo dovrebbero partecipare solo le persone interessate e coinvolte nelle aree di discussione, chi può offrire un apporto concreto e non chi deve essere solo “informato”.

Tipi di riunioni

Per organizzare al meglio e ottimizzare le riunioni di lavoro, bisogna anche considerare di che tipo di riunione si tratta. Esistono infatti diverse tipologie di meeting:

  • meeting decisionale: da utilizzare per prendere decisioni e validare proposte
  • meeting di coordinamento: da usare per funzionalità di organizzazione e per uno scambio di idee tra i partecipanti
  • meeting analitico: finalizzato all’analisi di eventuali problemi esistenti e alla ricerca di cause e soluzioni dei problemi stessi
  • meeting formativo/informativo: durante questa tipologia di riunione un conduttore o formatore è chiamato a fornire nozioni e informazioni
  • meeting motivazionale: assume le stesse funzioni di un team building, infatti si utilizza per motivare partecipanti e rafforzare lo spirito di squadra

Come condurre una riunione

Ecco alcuni consigli per gestire al meglio e ottimizzare le riunioni di lavoro:

  • Individuare un moderatore

Soprattutto se i partecipanti sono numerosi, potrebbe rivelarsi utile eleggere un moderatore, che coordini la riunione, tenga sotto controllo i tempi e scandisca la successione degli argomenti. La stessa persona potrebbe essere incaricata di tenere traccia di quanto detto e di redigere un meeting report da condividere con gli altri partecipanti.

  • Stabilire dei limiti

Per ottimizzare le riunioni aziendali è bene limitare sia il numero delle eventuali slide da proiettare, sia il tempo degli interventi di ciascun partecipante. Si rivelerà molto utile stabilire in anticipo i parametri entro i quali gestire lo svolgimento della riunione.

  • Obiettivi del meeting

È molto importante riuscire a definire i seguenti punti durante la riunione: prossime azioni, chi le farà, termini di scadenza.

Uno strumento utile: il diagramma brainstorming

Se i sistemi tradizionali di appunti non risultano efficaci, può essere utile adottare un diagramma brainstorming, in grado di fornire una panoramica generale di aree di discussione molto ampie.

Si tratta di uno strumento che permette di avere una visione d’insieme e al tempo stesso di entrare nei dettagli, facilita la progettazione dei progetti di lavoro e stimola la produzione e la condivisione di idee.

Il diagramma brainstorming include tre componenti visuali principali:

  1. argomento principale, ovvero il tema centrale del diagramma
  2. argomenti di livello inferiore, connessi all’argomento principale o ad altri argomenti di livello inferiore
  3. argomenti di uguale livello, che si trovano al medesimo livello dell’argomento selezionato

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